1. ¿Qué es un sistema?
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre si para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y provee (salida) información, energía o materia.
Los sistemas pueden ser físicos o concretos (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software).Cada sistema existe dentro de otro mas grande por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y pastes, y a la vez puede ser parte de un supersistema.
Estos tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Este limite puede ser físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el ambiente a través de este limite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.
El ambiente es el medio en externo que envuelve física o conceptualmente a un sistema. El sistema tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidas. El ambiente también puede ser una amenaza para el sistema.
En informática existen gran cantidad de sistemas:
- Sistema operativo.
- Sistema experto.
- Sistema informático.
- Aplicación o software.
- Computadora.
2. La organización como sistema
Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relación reciproca entre ellos.
Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinantico y programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.
Una organización se define como un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización.
Sistema abierto: conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito.
Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacciones, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Se enfatiza sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiendo el siguiente enfoque:
- La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
- La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.
- La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.
- La organización debe ser considerada como un sistema abierto, en constante interacción con el medio, recibiendo materia prima, personas, energía e informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en productos o servicios que son exportados al medio ambiente.
- La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples.
- La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.
- Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectara a los demás.
- La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.
- Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hace difícil definir las fronteras de cualquier organización.
Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situaciones en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera una sociedad.
3. Sistema y tecnología de información para la gestión
Sus objetivos son:
- Conocer el significado, componentes y alcance de un Sistema de Información (diferenciándolo de un Sistema Informático).
- Conocer las características básicas del trabajo directivo necesarias para un adecuado diseño de un Sistema de Información para la Dirección.
- Conocer algunas experiencias de éxito en la aplicación de Sistemas y Tecnologías de la Información en la Estrategia de Negocio.
4. Planificación de la información en la organización
A partir de los años setenta la informática inicia su presencia en las organizaciones y se limitaba a servir las demandas de mecanización de los procesos administrativos. El objetivo primordial de los directivos al incorporar la Informática en las empresas era la reducción de los costos en el procesamiento de la información y elaborar los procesos con mayor eficiencia y precisión.
Con este objetivo, la elaboración formal de los planes informáticos no existía ni era necesario elaborarlos, ya que se limitaban al desarrollo de aplicaciones informáticas e implementación de peticiones de usuarios. La decisión de los proyectos que se realizan se tomaba a nivel del Departamento de Procesamiento de Datos con un criterio planteado en términos estrictamente económicos.
Esta fase se caracterizó por la dependencia organizacional y funcional del área de informática de las áreas de servicios administrativos, por la existencia de una barrera de comunicación entre los directivos de la empresa y la jefatura de Informática, así como la inexistencia de una conexión entre los objetivos de la empresa con los planes de los sistemas de información.
5. ¿Qué es información?
La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.
Es un elemento fundamental en el proceso de la comunicación, ya que tiene un significado para quien la recibe, que la va a comprender si comparte el mismo código que quien la envía. Esto no sólo ocurre en un proceso social sino también en el mundo de la informática.
Durante el siglo pasado, el avance tecnológico y de la informática devino en que actualmente se ligara la información a una verdadera revolución, especialmente concebida por la globalización e Internet, un proceso y un sistema de comunicación que evitan la existencia de barreras entre la confluencia de información desde un punto al otro del planeta.
En cuanto al universo de la computadora, la información es un factor fundamental que se representa a través de símbolos, específicamente en forma de datos binarios. Asimismo, es aquello que maneja un sistema (tanto en la entrada como en el proceso o el resultado de la operación), pudiendo ser la misma en la entrada y en la salida (en cuyo caso el sistema sería uno de flujo de información) o diferente (nos referimos a sistemas de tratamiento de la información).
6. ¿Qué son sistemas en la información?
Un sistema de información es uno de los tipos más utilizados en la actualidad, para comprender mejor su significado procederemos a definirlo; entendemos por sistema de información un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el objetivo de apoyar las actividades de un negocio específico.
Los sistemas de información dentro de una organización, no son algo nuevo. Desde mucho antes de utilizar las computadoras para su automatización, las organizaciones reunían, almacenaban y actualizaban información en el transcurso normal de su actuación diaria. Tanto antes como ahora, los sistemas de información consistían en procedimientos y reglas establecidas para entregar información a los miembros de la organización. Cada una de estas personas, requiere información distinta en la realización de su trabajo, las reglas del sistema indican el tipo, momento, formato y cual es la persona a quien se debería entregar una información especial.
Pero un sistema manual de información puede llegar a ser ineficiente y frustrante, incluso en organizaciones pequeñas. Un sistema de información automatizado o basado en computadoras, es la integración de hardware, software, personas, procedimientos y datos. Todos estos elementos se conjugan, trabajando juntos, para proporcionar información básica para la conducción de la empresa. Esta información hace posible que las empresas lleven a cabo sus tareas con mayor calidad y facilidad.
Los sistemas de información computarizados, además de llevar un seguimiento de las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al flujo de información interno de la organización. La finalidad de los sistemas de información organizacionales es, procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas para los usuarios que las necesitan. Puesto que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas de sistemas tienen que estudiar primero el sistema organizacional como un todo y así entonces, poder precisar cuáles son y cómo funcionan los sistemas de información de la organización.
7. Actividades en los elementos de la información
Este tipo de sistema se maneja a través de una computadora la cual contiene un hardware para el primero pueda operar adecuadamente; éste programa realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de datos. En la primera actividad se toman los datos que se requieren procesar, las entradas pueden ser manuales u automáticas, las primeras son las que se otorgan directamente por el usuarios, mientras que las segundas son datos provenientes de otros módulos.
El almacenamiento de información es, sin lugar a dudas, la acción más importante que realiza, a través de esta propiedad el sistema recuerda los datos que han sido introducidos en la sección anterior; éstos suelen almacenarse en estructuras conocidas como archivos. El procesamiento está vinculado a la capacidad que tiene el sistema para efectuar cálculos de acuerdo a una secuencia de operaciones; esta es la característica que permite la transformación de datos fuente en información vital para luego tomar decisiones. Por último, encontramos la salida, aquí es donde se extrae la información procesada hacia el exterior, las unidades típicas más conocidas son los cds, impresoras, disekettes, cintas magnéticas, etc. Podemos decir que la evolución de los sistemas de información aparece con la primera computadora, la misma estaba justificada por el ahorro de mano de obra y los excesos de papeles que antes prevalecían.
Las primeras aplicaciones que se implanta son las contables ya que los ordenadores estaban destinados a las oficinas de contabilidad, en estos tiempos quienes los manejaban eran administradores sin una preparación formal en computación. La etapa de expansión se inicia con la instalación exitosa del primer sistema de información en la organización, las aplicaciones se expanden hacia inventarios, facturación, cheque, proveedores, etc. Por último tenemos la etapa de integración en donde la integración de los datos surge como resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa, aparecieron las tecnologías relacionadas con la base de datos que se complementó con una reducción de precios del hardware y el software.
8. Importancia de los sistemas de información y sus tipos
Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas.
Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.
Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:
- Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.
- Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.
- Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
- Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.
- Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.
